Guía para Despachadores
Opera el día a día desde la torre de control: emite facturas, mueve mercadería entre sedes, atiende incidentes en caliente y consulta el histórico cuando lo necesites.
Referencia por módulo
Centro de Operaciones
El dashboard del despachador es tu punto de partida al iniciar la jornada. Concentra en una sola pantalla las entregas del día, el estado de cada unidad y las alertas activas para que decidas con contexto completo.
Dashboard del día
Al ingresar verás los indicadores operativos del día: entregas programadas, entregas completadas, unidades en ruta, incidentes abiertos y cumplimiento de ventanas de tiempo. Los números se actualizan en tiempo real conforme los conductores avanzan en sus rutas. Usa los filtros superiores para segmentar por sede, zona o tipo de operación cuando manejas múltiples centros simultáneamente.
Tips
- Revisa el dashboard al iniciar la jornada y cada 2 horas: las desviaciones se detectan antes de convertirse en incidentes de cliente.
- Si ves una unidad sin movimiento por más de 30 minutos sin justificación, contacta al conductor directamente.
Los KPIs del dashboard se calculan sobre las operaciones del día actual. Para comparativos semanales o mensuales, usa el módulo de Historial.
Facturación
La facturación es el corazón del flujo de ventas. Desde aquí generas el comprobante, lo vinculas a una ruta y monitoreas su ciclo hasta la entrega firmada por el cliente.
Generar una factura
Selecciona el cliente, los artículos a despachar (con cantidad y peso), la sede de origen y las condiciones comerciales. El sistema calcula automáticamente el peso y volumen totales para validar que la unidad asignada tenga capacidad suficiente. Si el cliente tiene plantilla de pedido frecuente, puedes cargarla en un clic y ajustar solo las diferencias del día.
Tips
- Configura plantillas para tus 10 clientes más frecuentes. Reduce el tiempo de captura de 3 min a 30 segundos.
- Si el cliente tiene crédito vencido, el sistema te alertará antes de emitir la factura. No ignores la alerta; escálala con el área financiera.
Monitoreo de facturación en vivo
Esta vista concentra todas las facturas emitidas hoy y su estado operativo en tiempo real: asignadas, en tránsito, entregadas y con incidente. Cada tarjeta enlaza directamente con el detalle del conductor, su ubicación y la hora estimada de llegada. Los cambios de estado se reflejan en segundos, algo útil cuando un cliente llama preguntando por su pedido.
Tips
- Filtra por 'Pendientes de firma' al final del día para identificar entregas sin completar antes del cierre operativo.
- Si una factura lleva más de 45 minutos en estado 'En tránsito' sin movimiento del conductor, abre un incidente proactivo.
El mapa del monitoreo respeta los permisos por sede. Un despachador asignado a Heredia no verá en detalle las operaciones de Alajuela.
Traslados y Devoluciones
Los traslados mueven mercadería entre sedes de tu propia operación (no facturan al cliente). Las devoluciones procesan mercadería que regresa desde el cliente. Ambos flujos alimentan el inventario y la trazabilidad interna.
Crear un traslado
Usa esta opción cuando necesites reabastecer una bodega, transferir inventario entre centros de distribución o reubicar mercadería. El formulario captura sede origen, sede destino, artículos con cantidad, y el conductor responsable del movimiento. A diferencia de una factura, el traslado no genera comprobante fiscal; es un movimiento interno trazable.
Tips
- Programa los traslados para los viajes de retorno de los conductores. Aprovechas kilometraje que de otra forma sería vacío.
- Al cerrar un traslado, el inventario de la sede destino se actualiza automáticamente. Si los números no coinciden, revisa la evidencia de recepción.
Registrar una devolución
Las devoluciones ocurren cuando el cliente rechaza una entrega, la mercadería viene dañada o hay error de dirección. Vincula la factura original (autocompletará cliente y artículos), indica los bultos que regresan, el motivo de la devolución y el destino final: reingresar al inventario, reenviar al día siguiente, o enviar a destrucción. El reporte de devoluciones es clave para detectar problemas recurrentes con clientes o artículos específicos.
Tips
- Registra siempre el motivo real de la devolución, no uses 'Otros' salvo que no exista categoría aplicable. Los reportes mensuales dependen de esta clasificación.
- Si ves al mismo cliente devolver 3+ veces en un mes, es señal de alerta: puede haber un problema con su dirección, ventana de recepción o expectativas del producto.
Gestión de Incidentes
Los incidentes son desviaciones de la operación normal: retrasos, direcciones incorrectas, cliente ausente, daños en mercadería. Atenderlos rápido es la diferencia entre un cliente informado y uno perdido.
Listado de incidentes
Vista centralizada de todos los incidentes activos, ordenables por severidad, tiempo abierto, conductor o cliente afectado. Los colores indican urgencia: rojo para críticos (cliente esperando o mercadería en riesgo), naranja para altos (impacto operativo), amarillo para informativos. Los incidentes sin dueño asignado aparecen resaltados para que alguien del equipo los tome.
Tips
- Prioriza por severidad y antigüedad. Un incidente crítico abierto hace 2 horas es emergencia; no lo pospongas.
- Asigna dueño a cada incidente apenas lo veas, incluso si vas a resolverlo tú mismo. Los incidentes huérfanos se olvidan.
Atender un incidente
El detalle del incidente muestra la cronología completa: cuándo se abrió, por quién, ubicación GPS del conductor en ese momento, fotos adjuntas por el conductor desde la app móvil, y el historial de comunicación interna. Desde aquí puedes reasignar la entrega a otro conductor, marcar para reintento al día siguiente, cerrar con nota explicativa, o escalar a supervisión si excede tu nivel de autoridad.
Tips
- Al cerrar un incidente, siempre escribe una nota con la causa raíz y la acción tomada. Alimenta el reporte semanal de incidentes y mejora la operación.
- Si el incidente involucra a un cliente premium o una queja escalada, copia al supervisor antes de cerrar para evitar sorpresas en la llamada de revisión.
El conductor recibe en su app una notificación cuando cambias el estado del incidente, así sabe qué hacer a continuación sin que tengas que llamarlo.
Historial y Trazabilidad
Para auditoría, análisis de desempeño o resolución de disputas con clientes, el historial te da acceso a cualquier operación cerrada con su evidencia completa.
Consulta del historial
Filtra por rango de fechas, cliente, conductor, estado final (entregado, devuelto, rechazado) o tipo de operación (factura, traslado, devolución). Cada registro enlaza con su evidencia: foto de entrega, firma digital, coordenadas GPS del momento de cierre, y la conversación de incidencias si hubo alguna. Exporta los resultados a Excel o PDF cuando necesites compartir reporte con gerencia, cliente o auditoría externa.
Tips
- Para disputas con cliente ('nunca recibí mi pedido'), el historial muestra foto + firma + coordenadas GPS. Suficiente para resolver en minutos.
- Exporta el historial mensual a Excel el primer día de cada mes. Base para la conciliación con contabilidad y facturación.
Prueba el sistema real, aquí mismo
Esto es la plataforma real corriendo en un entorno sandbox. Entra directo y navega como lo haría cualquier despachador, con datos ficticios que se reinician periódicamente.
Entorno demo | Empresa Demo S.A.
Acceso directo sin usuario ni contraseña. Los cambios que hagas se reinician periódicamente.
Entorno de prueba. Los datos son simulados y no afectan producción.
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