Guía para Administradores

Las sedes representan los orígenes físicos de tu operación: bodegas, centros de distribución, plantas de producción o puntos de recolección. Desde el listado puedes consultar el estado de cada sede, filtrar por zona asignada y crear nuevas sedes. Cada vehículo y conductor se vincula a una sede, por lo que este catálogo se crea primero en la implementación.

El formulario captura nombre comercial, dirección completa y zona asignada. La dirección se geocodifica automáticamente al guardar, obteniendo las coordenadas GPS que alimentan el cálculo de rutas desde ese punto. Si la dirección es ambigua, el sistema presenta opciones antes de confirmar; elige la correcta para evitar errores de ruteo posteriores.

Las zonas son agrupaciones geográficas o administrativas que sirven para reportería, asignación de conductores especializados en un territorio y segmentación de clientes. Cada zona lleva un color identificador que aparece en mapas y reportes, haciendo visualmente rápida la identificación. Puede representar un cantón, provincia, corredor de distribución o región comercial; la lógica la defines tú.

Los tipos de factura definen los comprobantes fiscales que tu operación emite: Factura Electrónica, Nota de Crédito, Tiquete, Comprobante Interno, etc. Cada tipo controla su numeración consecutiva, su tratamiento ante Hacienda y la plantilla de impresión asociada. Configurar este catálogo correctamente es crítico para el cumplimiento fiscal.

La vista central de tu flotilla muestra placa, tipo, capacidad, sede asignada, estado actual (disponible, en ruta, mantenimiento, inactivo) y conductor vinculado. Puedes filtrar por estado para ver de un vistazo qué unidades están disponibles para nuevas asignaciones, y clicar cualquier fila para editar o consultar el historial de mantenimiento.

El formulario captura placa, marca, modelo, año y tipo de vehículo (carga seca, refrigerado, moto, camión grande). Los campos más importantes operacionalmente son la capacidad en kilogramos y metros cúbicos; el optimizador de rutas los usa para decidir qué pedidos caben en cada unidad. También se asigna la sede de operación por defecto, aunque una unidad puede operar eventualmente desde otras sedes según demanda.

Administra tu equipo operativo: datos personales, vehículos habituales asignados, licencias vigentes con fechas de vencimiento y credenciales para la app móvil. Desde el listado filtras por disponibilidad, sede, o estado de licencia (útil para detectar vencimientos próximos antes de que ocurran problemas).

El formulario está dividido en tres bloques: datos personales (código de empleado, cédula, nombre completo, teléfono), vínculos operativos (vehículo asignado por defecto, opción 'Crear usuario' para generar acceso a la app móvil con credenciales automáticas), y licencias (tipo B1, B2, B3, B4 con su fecha de vencimiento). Cuando una licencia esté por vencer en 30 días, el sistema alerta en el dashboard de administrador.

Lista de proveedores con los que trabaja tu operación: datos fiscales, contactos principales y direcciones de recolección (un proveedor puede tener varias bodegas). Úsalo cuando tu negocio hace logística de última milla desde terceros, coordina recolecciones de retornables o integra operación multiproveedor.

Captura razón social, cédula jurídica, contacto principal y una o más direcciones físicas donde recoges mercadería. Cada dirección se geocodifica y queda disponible al crear órdenes de recolección. Si el proveedor maneja productos específicos, puedes vincular su catálogo para que los despachadores no tengan que re-capturar artículos al crear órdenes.

La base de clientes alimenta entregas, facturación y notificaciones automáticas. Cada cliente puede tener múltiples sucursales, cada una con su propia dirección, ventana de recepción preferida y contacto. El canal de notificación (WhatsApp, SMS, email) queda guardado y se usa automáticamente al cambiar el estado de una entrega.

Registra razón social, cédula fiscal, contacto principal y canal preferido de notificación. Las notificaciones automáticas se disparan cuando el estado cambia a 'En ruta', 'Llegando' y 'Entregado', usando el canal que el cliente prefiera. También puedes personalizar el tono del mensaje por cliente si manejas cuentas corporativas con exigencias de marca.

Vista central del catálogo con código interno, descripción, unidad de medida (caja, unidad, kg, litro), peso y volumen por unidad. Puedes filtrar por categoría, proveedor o estado (activo, descontinuado). La columna de stock se alimenta del inventario en tiempo real si tu sistema tiene integración WMS/ERP.

Para cada artículo defines código único interno, descripción comercial, unidad de medida, peso unitario y volumen. El peso y volumen son críticos para el ruteo: el algoritmo suma todos los artículos asignados a un vehículo y valida que no exceda la capacidad registrada del mismo. Si manejas artículos con características especiales (frágil, refrigerado, inflamable), márcalo aquí para que el ruteador los asigne solo a unidades compatibles.

Para catálogos grandes, descarga la plantilla Excel oficial, completa filas y carga el archivo. El sistema valida duplicados de código, formatos numéricos de peso/volumen, y unidades de medida válidas antes de insertar. Si hay errores, genera un archivo de reporte con las filas problemáticas y la razón específica del rechazo; corriges solo esas y reintentas sin perder lo que sí pasó.

Vista operativa consolidada que muestra órdenes activas y su estado (borrador, asignada, en ruta, completada), con filtros por fecha, conductor, sede, o tipo de operación. Desde aquí se ejecutan las acciones principales: crear transporte, reasignar, exportar reportes, o realizar acciones en lote sobre múltiples órdenes. Es la pantalla donde el coordinador de operaciones y el gerente pueden tomar decisiones en caliente.